Hilfe & Anleitung

Sie erhalten von Ihrer Schule oder Gemeinde einen Einladungscode. Dieser wird bei der Registrierung eingegeben und ordnet Ihr Konto automatisch der richtigen Schule und Klasse zu.

Registrieren Sie sich mit Ihrem Einladungscode, Name, E-Mail-Adresse und einem sicheren Passwort (mindestens 8 Zeichen). Alternativ können Sie sich ohne Passwort anmelden — fordern Sie einfach einen Magic Link per E-Mail an.

Nach dem Login sehen Sie Ihre zugewiesenen Kinder. Wählen Sie das Kind aus, für das Sie die Essens- und NABE-Planung vornehmen möchten. Haben Sie mehrere Kinder, können Sie zwischen ihnen wechseln.

In der Wochenansicht tippen Sie pro Tag auf Mittagessen (grün) und/oder NABE (blau). Beide können unabhängig voneinander gebucht oder storniert werden. Sie können auch die ganze Woche auf einmal buchen oder stornieren.

Ihre Buchung wird sofort gespeichert. Küche und Nachmittagsbetreuung sehen automatisch die aktualisierten Zahlen. Änderungen sind jederzeit möglich, solange die Anmeldefrist nicht abgelaufen ist.

Anmeldefristen beachten

Je nach Schule gibt es eine Anmeldefrist (z. B. am Vortag bis 10:00 Uhr). Nach Ablauf der Frist können Buchungen für diesen Tag nicht mehr geändert werden. Planen Sie Ihre Woche am besten frühzeitig.

OPT-OUT Modus

Manche Schulen verwenden den OPT-OUT Modus. Das bedeutet: Ihr Kind ist automatisch für jeden Schultag zum Essen angemeldet. Sie müssen nur dann aktiv werden, wenn Ihr Kind an einem Tag NICHT essen soll.

Mealtime auf dem Handy

Mealtime funktioniert als App auf Ihrem Handy — ohne App Store. Tippen Sie im Browser auf „Zum Startbildschirm hinzufügen“, und Mealtime wird wie eine normale App installiert.

Passwort vergessen?

Klicken Sie auf der Login-Seite auf „Passwort vergessen?“ und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten einen Link, um ein neues Passwort zu setzen. Alternativ können Sie sich per Magic Link anmelden.

Dashboard

Das Dashboard zeigt eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen: Anzahl der aktiven Kinder, heutige Buchungen, Wochenverlauf als Diagramm und Aufschlüsselung nach Klassen. Auch eine Monatsübersicht ist verfügbar.

Kinder verwalten

Unter „Kinder“ können Sie einzelne Kinder anlegen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren. Jedes Kind wird einer Klasse/Gruppe zugeordnet. Sie können Allergien und Ernährungshinweise (z. B. glutenfrei, vegetarisch) als Tags hinterlegen. Die Suche und Filterung nach Name, Klasse oder Status erleichtert die Verwaltung.

Benutzerverwaltung

Unter „Benutzer“ sehen Sie alle registrierten Nutzer mit Name, E-Mail und Rolle. Sie können Benutzer aktivieren oder deaktivieren, Rollen zuweisen (Administrator, Personal, Küche, Elternteil) und Eltern mit Kindern verknüpfen. Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr anmelden.

CSV-Import

Unter „Import“ können Sie viele Kinder auf einmal per CSV-Datei importieren. Unterstützte Spalten: Vorname, Nachname, Klasse, externe ID und Allergene. Der Import erfolgt in zwei Schritten: Zuerst eine Vorschau (Dry-Run), die Fehler und neue/aktualisierte Einträge anzeigt — erst nach Bestätigung werden die Daten gespeichert. Auch der Export als CSV ist möglich.

Einladungscodes

Unter „Codes“ erstellen Sie Einladungscodes für Eltern, Personal oder Küchenmitarbeiter. Codes können einer bestimmten Klasse zugeordnet, mit einer maximalen Verwendungsanzahl und einem Ablaufdatum versehen werden. Ein Code wie „Klasse 1A — 2026/27“ erleichtert die Zuordnung.

Kalender

Im „Kalender“ sehen Sie eine Monatsübersicht aller Schultage. Sie können Ferientage, Feiertage und schulfreie Tage als Sperrtage markieren und eine Notiz hinzufügen (z. B. „Osterferien“). An gesperrten Tagen können keine Buchungen vorgenommen werden.

Standort-Einstellungen

Unter „Einstellungen“ konfigurieren Sie den Buchungsmodus (OPT-IN oder OPT-OUT), das Buchungsfenster (wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann), und ob NABE (Nachmittagsbetreuung) aktiviert ist. Außerdem verwalten Sie hier die Anmeldefristen pro Wochentag.

Audit-Log

Das „Audit“-Log protokolliert alle wichtigen Aktionen: Buchungen, Import-Vorgänge, Statusänderungen, Passwortänderungen, Branding-Updates und mehr. Jeder Eintrag zeigt Zeitpunkt, Benutzer und Änderungsdetails. Nur für Administratoren sichtbar.

Tagesübersicht

Die Küchenansicht zeigt die Gesamtzahl der Portionen für den aktuellen Tag, aufgeschlüsselt nach Leistungsart (Mittagessen und NABE). Sie sehen auf einen Blick, wie viele Mahlzeiten zubereitet werden müssen.

Allergene & Ernährungshinweise

Die Allergen-Übersicht zeigt für den aktuellen Tag, wie viele Kinder besondere Ernährungsbedürfnisse haben (z. B. glutenfrei, vegetarisch, laktosefrei, halal). So können Sie die Mahlzeiten entsprechend planen.

Wochenplanung

Die Wochenübersicht zeigt die voraussichtlichen Portionszahlen für die nächsten 5 Werktage. Das erleichtert die Einkaufsplanung und Vorbereitung.

Export & Druck

Die Tagesliste kann als PDF zum Ausdrucken oder als CSV-Datei heruntergeladen werden. So haben Sie die Bestellliste immer griffbereit — auch ohne Computer in der Küche.

Meine Daten exportieren

Unter „Einstellungen“ können Sie alle über Sie gespeicherten Daten als JSON-Datei herunterladen. Dies umfasst Ihr Profil, zugewiesene Kinder, alle Buchungen, Rollen und aktive Sitzungen. Dies entspricht Ihrem Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO.

Meine Daten löschen

Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen (Art. 17 DSGVO). Dabei werden Ihre persönlichen Daten anonymisiert (Name und E-Mail werden entfernt). Buchungshistorien bleiben für die Schulabrechnung erhalten, sind aber nicht mehr Ihrer Person zuordenbar. Alle aktiven Sitzungen werden sofort beendet.

Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS). Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, sondern nur als sichere Hashes. Es werden keine Tracking-Cookies oder Analyse-Tools eingesetzt. Ihre Daten werden ausschließlich auf EU-Servern gespeichert.